Come funziona il centralino in cloud e quando serve

Fra questi va segnalato l’hybrid workplace, evoluzione del lavoro remoto sperimentato durante la pandemia. In Italia, dopo i picchi a cui abbiamo assistito nel 2020 e una graduale riduzione negli ultimi due anni, nel 2023 i lavoratori da remoto si assestano a 3,585 milioni, un leggero incremento rispetto all’anno precedente 2022, ma una crescita dirompente (541% in più) rispetto al periodo pre-Covid. 

Lo evidenzia l’Osservatorio Smart working del Politecnico di Milano che stima 3,65 milioni smart worker in Italia nel 2024. 

Questi dati rappresentano solo la punta dell’iceberg delle nuove modalità di lavoro che vedono il crescente disaccoppiamento fra attività e posto fisico in vista della sperimentazione di nuove forme di flessibilità. 

Tutto ciò aumenta sempre più la necessità di comunicazione efficienti in grado di mantenere saldo il nucleo aziendale. Non a caso Gartner prevede la crescita della spesa globale per le Unified Communications con un tasso del 3,7% anno su anno per raggiungere i 53,5 miliardi di dollari nel 2026, anche per la necessità di supportare il lavoro ibrido. Queste tendenze sono assecondate dalla trasformazione digitale abilitata dal cloud, a cui sempre più ricorrono le imprese di tutte le dimensioni.

Come evidenzia l’Osservatorio Cloud transformation del Politecnico di Milano ormai oltre metà delle applicazioni delle grandi imprese italiane è in cloud e anche le PMI manifestano una notevole dinamica con un +34% del 2023 rispetto al 2022. Al centro dell’evoluzione delle comunicazioni aziendali si colloca il centralino in cloud, destinato a sostituire la connettività rigida dei centralini tradizionali in nome dell’efficienza, della business continuity, del supporto al lavoro ibrido e alla flessibilità organizzativa.

Come funziona il centralino in cloud

Un centralino in cloud è un sistema che offre servizi telefonici tramite Internet, in alternativa ai tradizionali sistemi PBX (Private Branch Exchange) che si trovano all’interno dell’azienda, grazie a un centralino virtuale collocato in cloud che non utilizza la linea fissa e una centrale telefonica fisica ma si appoggia su internet e, grazie all’indirizzo IP, consente di collegare più dispositivi IP come telefoni fissi, pc o smartphone. 

Per questo è anche detto Cloud PBX, un sistema virtuale che elimina il server locale e risiede interamente nel cloud, utilizzando il protocollo VoIP (Voice over IP) per connettersi e trasmettere le chiamate. Dal punto di vista tecnologico, un Cloud PBX si basa infatti su standard SIP (Session Initiation Protocol), un protocollo di segnalazione tipico della telefonia IP, grazie al quale i segnali audio vengono convertiti in pacchetti digitali che viaggiano come dati su Internet e vengono riconvertiti in un'onda sonora quando raggiungono il destinatario. 

Al contrario, un sistema telefonico tradizionale utilizza i segnali analogici per trasmettere le informazioni audio attraverso la linea telefonica. Dati, voce e video possono essere trasmessi all’interno di una singola connessione ed essere ricevuti tramite un telefono Voip, un apparecchio fisico che permette di comunicare sfruttando una connessione internet, o softphone, software che abilita da tablet, pc o smartphone per eseguire e ricevere chiamate proprio come un telefono. 

Gli operatori possono dunque usare i propri dispositivi per gestire le chiamate e svolgere la loro attività.

A differenza dei PBX tradizionali e di alcuni centralini VoIP che prevedono l’installazione nella sede aziendale, il centralino in cloud è ospitato all’esterno in un data center dell’operatore che offre i servizi di telefonia, garantendo tutti i benefici tipici del cloud, compresa la sicurezza.

Poiché l’unica condizione affinché si possa introdurre in azienda un centralino virtuale è la disponibilità di una connessione Internet non vi è più la necessità di hardware aggiuntivo, chilometri di cablaggio, necessità di installazione o manutenzione informatica.

Il centralino in cloud è accessibile anche per le imprese più piccole che hanno budget limitati. 

Gli unici costi da sostenere sono i canoni di abbonamento e, eventualmente, l’aggiornamento delle connessioni internet, in caso non fossero adeguate per gestire le chiamate VoIP.

A cosa serve il centralino in cloud

La scelta di un centralino in cloud rispetto a un PBX tradizionale è legata non solo a elementi di tipo tecnologico ma anche a una componente di tipo organizzativo. Molte aziende, anche a causa dell’accelerazione indotta dalla pandemia, hanno superato l’abbinamento rigido tra numero telefonico interno e postazione fissa e hanno adottato o intendono introdurre la comunicazione unificata per migliorare la collaborazione aziendale. 

La scelta di un centralino virtuale è inoltre particolarmente utile per le aziende che hanno uffici dislocati sul territorio.

Dal punto di vista della gestione, un centralino in cloud offre grande flessibilità e scalabilità, consentendo di aggiungere o eliminare interni telefonici e seguire le persone ovunque si spostino, purché sia disponibile una connessione internet. 

Il capitale umano dell’impresa può beneficiare così, su tutti i dispositivi di comunicazione fissi e mobili, sia delle stesse caratteristiche di una linea fissa tradizionale, sia di tutte le funzionalità complementari consentite dalla cloud communication.

Il centralino virtuale in cloud offre oltre alle funzionalità tipiche di un centralino tradizionale, come smistamento e segreteria telefonica (voice mail), altre funzionalità aggiuntive come: 

• Il risponditore automatico con dirottamento preimpostato, Interactive Voice Response (IVR);
• La gestione delle code e routing intelligente verso altri interni o segreteria;
• L’impiego del numero identificativo senza alcun vincolo di prossimità agli uffici aziendali;
• La deviazione chiamate anche a cellulare;
• Il supporto alle videoconferenze e video chiamate;
• La convergenza di telefono fisso, smartphone ed e-mail in ottica Unified Communications;
• L’integrazione con CRM e altri database con liste di contatti e anagrafiche;
• Il possibile ampliamento a chat e instant messaging;
• La programmazione di black list e di white list.

La sicurezza è garantita dai provider di Cloud PBX che sanno come mantenere al sicuro i dati, eseguono regolarmente i test di sicurezza, correggono immediatamente eventuali bug del sistema, possono criptare dati e chiamate.

Un importante vantaggio per l’azienda riguarda il risparmio sui costi iniziali e di gestione, grazie a un canone a tariffazione unica, indipendente dal luogo dove opera il personale. Nel canone sono generalmente comprese le spese di manutenzione, aggiornamento e assistenza come parte integrante del servizio. 

Il centralino in cloud, personalizzabile via web, risulta così sempre aggiornato ed evita l’obsolescenza tipica delle componenti hardware. Gli unici elementi, eventualmente, da sostituire periodicamente saranno i telefoni IP che, generalmente preconfigurati, non necessitano dell’intervento di un tecnico per essere allacciati alla rete. 

In conclusione, sono molte le ragioni per scegliere un centralino telefonico cloud. È meno costoso dei sistemi telefonici tradizionali, non necessita di tutta l’infrastruttura hardware richiesta dalla telefonia tradizionale, si collega direttamente alla connessione Internet aziendale, si adatta piuttosto facilmente, con la semplice aggiunta di telefoni fisici o di software alla rete.