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Voip: che cos'è e perché è importante averlo in azienda

Effettuare conversazioni telefoniche, ma usufruendo di Internet: questa, in sintesi, è la grande opportunità del VoIP – Voice over IP. Ma che cos’è il VoIP concretamente e qual è la portata della rivoluzione che porta con sé?

Si tratta della possibilità di annullare la differenza tra chiamate urbane, interurbane e internazionali. Usando una rete di connessione che utilizzi il protocollo IP non è più necessario ragionare in termini geografici quando si devono contattare delle persone. Il concetto di Internet ha, infatti, una dimensione sovranazionale.

Questa tecnologia mette a disposizione delle aziende un mezzo che consente di ridurre drasticamente i costi delle telecomunicazioni. Un ulteriore importante vantaggio derivato dall’uso della tecnologia VoIP per le organizzazioni riguarda il fatto che per rispondere a un determinato numero (si pensi ad esempio a una linea fissa) non serve essere nel luogo fisico in cui questo si trova. L’importante è essere connessi al Web.

A ciò si aggiunga il fatto che i provider solitamente mettono a corredo del servizio VoIP una serie di funzionalità avanzate. Ecco qualche esempio:

  • Risponditori automatici, segreteria;
  • Fax via email;
  • Call conference e video chiamate;
  • Deviazione di chiamate;
  • Creazione di numeri virtuali con prefissi di varie località, anche estere;
  • Integrazione con vari servizi aziendali, oltre all’email: calendari eccetera.

Complice il VoIP nelle aziende può e deve diffondersi il concetto di UCC – Unified Communication and Collaboration. Grazie a questo si ha l’occasione di combinare la comunicazione di audio, video e dati sfruttando un’unica piattaforma.

 

Centralino in cloud e telefono VoIP sono la stessa cosa?

Centralino aziendale in cloud e telefono VoIP sono cose diverse, anche se correlabili tra loro.

Con centralino telefonico in cloud si intende una piattaforma virtuale che opera attraverso Internet per trasmettere il traffico telefonico. La soluzione, virtuale appunto, è commercializzata come servizio. L’hardware e il software su cui si poggia quest’ultimo è proprietà del provider. Tale provider ha il compito di aggiornare l’infrastruttura, di renderla sicura, di fare in modo che sia sempre all’avanguardia o comunque allineata rispetto alle novità di mercato.

L’azienda utente dovrà solo occuparsi dei terminali e sceglierà i servizi a corredo che vorrà usare. A seconda delle varie situazioni di business, eventualmente, può attivare al bisogno nuove funzionalità in modo trasparente, senza preoccuparsi della tecnologia che le serve. Si pensi, per esempio, all’instradamento delle chiamate in determinati periodi dell’anno o alla registrazione delle conversazioni e così via. Sono soluzioni molto flessibili e scalabili, decisamente facili da implementare.

D’altra parte, le organizzazioni possono optare per l’installazione di un centralino VoIP di proprietà al loro interno. Tale scelta è originata dalla volontà (o dalla percezione) di avere più sicurezza e privacy dei dati e dal desiderio di tenere un maggiore controllo sul sistema.

Cosa sono i telefoni VoIP?

Il telefono VoIP è il dispositivo usabile da ciascun singolo utente per le proprie chiamate Voice over IP. Esso consente di fare telefonate mediante Internet. Rappresenta una interessante soluzione per utenti privati, lavoratori che svolgono mansioni da remoto, così come per i professionisti.

Sono device stand alone adatti a strutture imprenditoriali non particolarmente estese, oppure in organizzazioni più vaste possono essere sfruttati per rendere fruibili da remoto terminali in sedi geograficamente distribuite.

 

Centralino telefonico per piccole aziende

Efficienza, flessibilità e versatilità: sono le caratteristiche di un centralino telefonico VoIP in cloud. Tali peculiarità sono estremamente preziose per qualsiasi impresa che voglia affermarsi su un mercato sempre più difficile e questo vale anche per quelle di piccole dimensioni. 

Le piccole aziende, oltre ovviamente a beneficiare di una riduzione dei costi telefonici, se si dotano di un centralino in cloud possono sfruttare servizi evoluti, che non si sarebbero potute permettere se avessero dovuto costruirsi autonomamente il centralino aziendale interno, come ad esempio: 

  • la gestione centralizzata di tutti i numeri interni;
  • l’integrazione delle caselle di posta o dei messaggi lasciati in segreteria telefonica.

VoIP significa, inoltre, mobilità, un aspetto particolarmente importante per le piccole aziende che vedono semplificarsi le modalità di contatto tra collaboratori o agenti dislocati sul territorio. Questi sono sempre rintracciabili e non hanno l’urgenza di dover tornare in sede per condividere informazioni basilari per l’esecuzione delle attività. Anche per le piccole imprese facilitare le comunicazioni in mobilità si traduce in un aumento di produttività e in un’espansione del giro d’affari.

Impostando correttamente il sistema, nessuna chiamata di clienti o partner di filiera, infatti, andrà mai persa, nonostante spesso si abbiano poche risorse fruibili nel medesimo momento, così come in orari diversi dai tradizionali.

La tecnologia VoIP, tra l’altro, è molto semplice, praticamente trasparente per coloro che la usano e questo vuol dire che non serve fare formazione per gli utenti finali. È sufficiente spiegare loro i nuovi processi che possono essere disegnati mediante una comunicazione maggiormente integrata.

In pratica, grazie al VoIP le piccole aziende possono fruire di funzionalità avanzate tipicamente prerogativa delle grandi.

 

Adottare il centralino VoIP con DigitelNET

Servirsi di un centralino aziendale VoIP implementato da DigitalNET consente di usare vari servizi di comunicazione integrata mediante un’unica interfaccia intuitiva. Tra le principali funzionalità vi sono:

  • Instant Messaging Chat;
  • Audio-video conference;
  • file e desktop sharing;
  • IVR – Interactice voice response;
  • servizi di posta elettronica;
  • SMS;
  • fax to mail e mail to fax;
  • call recorder;
  • Advanced contact center.

Il valore aggiunto derivato dai moderni sistemi di Unified Communications implementati da DigitelNET riguarda, in particolar modo, proprio l'interoperabilità tra i vari canali di comunicazione.

Nello specifico, la soluzione più venduta da DigitelNET è 3CX ed è disponibile on-premise (su Windows o Linux) oppure in cloud. Può cioè venire configurata sui server aziendali o fornita dalla nuvola direttamente adattata alle singole esigenze.

Il costo della soluzione dipende dal numero di chiamate contemporanee che si possono effettuare e non dal numero di interni messi a disposizione.

I benefici sperimentabili utilizzando la soluzione 3CX

DigitelNET con 3CX garantisce connettività Internet a banda larga (fibra ottica dedicata) e promette ai suoi utenti massima affidabilità. Nello specifico, i benefici ottenibili dalla soluzione DigitalNET sono:

  • facilità di installazione e gestione (anche via Internet);
  • riduzione dei costi;
  • scalabilità (si possono rapidamente aggiungere nuove linee eccetera);
  • adattabilità ad aziende di qualsiasi dimensione;
  • costruzione di servizi che innalzano le occasioni di lavoro in mobilità;
  • integrazione con gli altri applicativi aziendali che compongono l’ecosistema IT;
  • capacità di automatizzare procedure complesse (per esempio, gestione centralizzata dei sistemi di ticketing);
  • strumento di reportistica per fornire una visione d’insieme del funzionamento del sistema;
  • sicurezza.

Il ruolo degli esperti DigitelNET

Attiva sul mercato dal 1996, l’azienda DigitelNET commercializza soluzioni di Unified Communication, Networking e Cyber Security. Vanta un’esperienza accumulata presso più di 200 clienti che appartengono a molteplici settori, il che ha restituito competenze tecniche ma anche consulenziali che aggiungono valore alla tecnologia.

DigitelNET ha una squadra di esperti sui quali i clienti possono costantemente contare, in quanto è garantito sempre un contatto diretto con i vari consulenti che intervengono immediatamente in caso di malfunzionamenti o guasti. Il servizio di supporto si dedica a difficoltà di natura tecnica, ma anche amministrativa e commerciale. In caso di complicazioni si avrà sempre l’escalation da un operatore di primo livello a specialisti formati ad hoc.

A sua volta, DigitelNET si affida a fornitori tecnologici di fiducia con cui ha contratti pluriennali.

In particolare, Digitel è partner certificato 3CX e dunque è in grado supportare le aziende finali in qualsiasi fase dell’implementazione della soluzione, dai test in poi. Anche quando sarà completata l’installazione, gli esperti DigitelNET restano accanto agli utenti per aiutarli nella decisione di ampliare il raggio di azione del sistema a nuovi servizi che possano risultare utili per rinnovare i processi e i metodi di lavoro.

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